Постановление от 15.01.2014 г № 27
Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации города-курорта Кисловодска государственной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам архивного фонда Ставропольского края, находящимся на временном хранении в архивном отделе администрации города-курорта Кисловодска» в новой редакции
ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ГРАЖДАН,
ОРГАНИЗАЦИЙ И ОБЩЕСТВЕННЫХ ОБЪЕДИНЕНИЙ ПО ДОКУМЕНТАМ
АРХИВНОГО ФОНДА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ, НАХОДЯЩИМСЯ
НА ВРЕМЕННОМ ХРАНЕНИИ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА-КУРОРТА КИСЛОВОДСКА" В НОВОЙ РЕДАКЦИИ
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 852 "Об утверждении правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг", постановлением Правительства Ставропольского края от 02 июля 2012 г. N 225-п "О государственных информационных системах Ставропольского края, обеспечивающих предоставление (исполнение) в электронной форме государственных и муниципальных услуг (функций) в Ставропольском крае" постановляю:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления архивным отделом администрации города-курорта Кисловодска государственной услуги "Информационное обеспечение граждан, организации и общественных объединений по документам Архивного фонда Ставропольского края, находящимся на временном хранении в архивном отделе администрации города-курорта Кисловодска" в новой редакции.
2.Информационно-аналитическому отделу администрации города-курорта Кисловодска опубликовать настоящее постановление в городском общественно-политическом еженедельнике "Кисловодска" газета" и на официальном сайте администрации города-курорта Кисловодска.
3.Постановление администрации города-курорта Кисловодска Ставропольского края от 04.10.2012 N 1044 "Об утверждении Административного регламента предоставления архивным отделом администрации города-курорта Кисловодска государственной услуги по информационному обеспечению граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Ставропольского края, находящихся на временном хранении в архивном отделе администрации города-курорта Кисловодска" признать утратившим силу.
4.Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации города-курорта Кисловодска Г.Л. Рубцову.
5.Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Глава города-курорта Кисловодска
Н.Б.ЛУЦЕНКО
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА-КУРОРТА
КИСЛОВОДСКА ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ИНФОРМАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ ГРАЖДАН, ОРГАНИЗАЦИЙ И ОБЩЕСТВЕННЫХ ОБЪЕДИНЕНИЙ
ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ,
НАХОДЯЩИМСЯ НА ВРЕМЕННОМ ХРАНЕНИИ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА-КУРОРТА КИСЛОВОДСКА"
I.Общие положения
1.1.Предмет регулирования административного регламента
1.1.1.Административный регламент предоставления архивным отделом администрации города-курорта Кисловодска (далее - архивный отдел) государственной услуги "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Ставропольского края, находящимся на временном хранении в архивном отделе администрации города-курорта Кисловодска" (далее соответственно - Регламент, государственная услуга) определяет сроки и последовательность действии (административных процедур), а также порядок взаимодействия между должностными лицами администрации города-курорта Кисловодска при предоставлении государственной услуги в целях повышения качества информационного обеспечения физических и юридических лиц.
1.1.2.Государственная услуга предоставляется администрацией города-курорта Кисловодска в соответствии с Законом Ставропольского края от 31 декабря 2004 г. N 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края".
1.2.Круг заявителей
1.2.1.Получатели государственной услуги (далее - заявители):
а) граждане Российской Федерации;
б) юридические лица (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители;
в) иные лица, имеющие право на получение государственной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
1.3.Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги
1.3.1.Заявители получают информацию по вопросам предоставления государственной услуги:
а) при непосредственном обращении в архивный отдел или Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - многофункциональный центр);
б) по телефону;
в) по факсимильной связи;
г) по электронной почте;
д) на официальном сайте администрации;
е) с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал), www.gosuslugi.ru;
ж) с использованием государственной информационной системы Ставропольского края "Портал государственных и муниципальных услуг (функций, предоставляемых (исполняемых) органами исполнительной власти Ставропольского края и органами местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края" (далее - региональный портал), www.26gosuslugi.ru;
з) с использованием универсальной электронной карты.
1.3.2.Архивный отдел располагается по адресу: 357736, Ставропольский край, г. Кисловодск, ул. У. Алиева, 50. График работы архивного отдела: ежедневно с 09-00 до 18-00 (кроме выходных и праздничных дней), в предпраздничные дни - с 09-00 до 17-00, перерыв с 13-00 до 14-00.
1.3.3.Справочные телефоны: (87837) 7-14-07, факс архивного отдела: (87937) 7-14-07.
1.3.4.Адреса официального сайта администрации города-курорта Кисловодска (далее - официальный сайт) - www.kislovodsk-kurort.org, электронной почты архивного отдела - kislovod-archive@yandex.ru.
1.3.5.Многофункциональный центр располагается по адресу: 357700, г. Кисловодск, пр. Первомайский, 29.
1.3.6.График работы многофункционального, центра: ежедневно с 08-00 до 20-00, в субботу с 09-00 до 13-00 (кроме воскресенья и праздничных дней), без перерыва.
1.3.7.Справочный телефон многофункционального центра: (87937) 2-05-57, факс: (87937) 2-05-14.
1.3.8.Адреса официального сайта многофункционального центра - мфц-кисловодск.рф, электронной почты многофункционального центра - mfckis@mail.ru.
1.3.9.При консультировании по телефону либо при непосредственном обращении граждан в архивный отдел специалист архивного отдела дает исчерпывающую информацию по вопросам предоставления государственной услуги. Если принявший телефонный звонок не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить заявителю номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.
1.3.10.По обращениям, поступившим по электронной почте, на официальный сайт, информация о предоставлении государственной услуги направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня поступления обращения.
1.3.11.На информационном стенде, в месте предоставления государственной услуги, на официальном сайте размещается информация, необходимая для предоставления государственной услуги:
а) административный регламент предоставления государственной услуги;
б) термины и определения, которые необходимо знать и применять при обращении в архивный отдел;
в) наиболее часто задаваемые вопросы и ответы на них;
г) образцы заявлений (приложения 1, 2 к настоящему Регламенту);
д) перечень документов, предоставляемых заявителем в архивный отдел и требования к этим документам;
е) блок-схема, содержащая последовательность действий при предоставлении государственной услуги (приложение 3 к настоящему Регламенту);
ж) почтовый адрес, телефон, адреса электронной почты и официального сайта администрации города-курорта Кисловодска, комитета Ставропольского края по делам архивов (далее - комитет);
з) номер кабинета, в котором предоставляется государственная услуга, фамилия, имя, отчество и должность соответствующего должностного лица архивного отдела.
II.Стандарт предоставления государственной услуги
2.1.Наименование государственной услуги
2.1.1.Государственная услуга "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Ставропольского края, находящимся на временном хранении в архивном отделе администрации города-курорта Кисловодска".
2.2.Наименование органа, предоставляющего государственную услугу
2.2.1.Государственную услугу предоставляет архивный отдел администрации города-курорта Кисловодска на основании положения об архивном отделе администрации города-курорта Кисловодска, утвержденного Главой города-курорта Кисловодска 25.03.2013 N 16.
2.3.Описание результата предоставления государственной услуги
2.3.1.Результатом предоставления государственной услуги является направление заявителю:
а) архивных справок, архивных выписок, копий запрашиваемых документов;
б) уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений и/или о пересылке обращения в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации.
2.4.Срок предоставления государственной услуги, в том числе с учетом необходимости обращения в иные организации, участвующие в предоставлении государственной услуги, срок приостановления предоставления государственной услуги в случае, если возможность приостановления предусмотрена нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ставропольского края, сроки выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги
2.4.1.Государственная услуга предоставляется в течение 25 дней со дня регистрации обращения, если не установлен более короткий срок предоставления государственной услуги.
2.4.2.В исключительных случаях, а также в случае направления архивным отделом запроса в органы государственной власти, местного самоуправления или организации для получения документов, необходимых для рассмотрения обращения, срок предоставления государственной услуги может быть продлен заведующим архивным отделом, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения обращения.
2.4.3.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
2.4.4.При поступлении обращения, ответ, на который не может быть дан без предоставления уточненных сведений, архивный отдел в пятидневный срок запрашивает у заявителя необходимые сведения в соответствии с пунктом 6 статьи 7 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
2.5.Перечень нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных правовых актов Ставропольского края, регулирующих предоставление государственной услуги, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования
2.5.1.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" <1>;
--------------------------------
<1> Собрание законодательства Российской Федерации", 1997, N 41, ст. 8220-8235
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" <2>;
--------------------------------
<2> Собрание законодательства Российской Федерации", 1997, N 41, ст. 8220-8235
Федеральный закон от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" <3>;
--------------------------------
<3> Собрание законодательства Российской Федерации", 1997, N 41, ст. 8220-8235
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" <4>;
--------------------------------
<4> Собрание законодательства Российской Федерации", 1997, N 41, ст. 8220-8235
Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" <5>;
--------------------------------
<5> Собрание законодательства Российской Федерации", 1997, N 41, ст. 8220-8235
Федеральный закон от 30 марта 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" <6>;
--------------------------------
<6> "Российская газета", 08.04.2011, N 95;
постановление Правительства Российской Федерации от 16 августа 2012 г. N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации" <7>;
--------------------------------
<7> "Российская газета", 08.04.2011, N 95;
Закон Ставропольского края от 31 декабря 2004 г. N 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края" <8>;
--------------------------------
<8> "Российская газета", 08.04.2011, N 95;
Закон Ставропольского края от 28 июля 2005 г. N 35-кз "Об архивном деле в Ставропольском крае" <9>;
--------------------------------
<9> "Российская газета", 08.04.2011, N 95
Закон Ставропольского края от 12 ноября 2008 г. N 80-кз "О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращение в Ставропольском крае" <10>;
--------------------------------
<10> "Российская газета", 08.04.2011, N 95.
приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" <11>;
--------------------------------
<11> "Российская газета", 08.04.2011, N 95;
распоряжение Правительства Ставропольского края от 25 января 2006 г. N 10-рп "О разграничении собственности между Ставропольским краем и муниципальными образованиями Ставропольского края на архивные документы, созданные до образования муниципальных образований Ставропольского края или изменения их статуса" <12>;
--------------------------------
<12> "Российская газета", 08.04.2011, N 95;
постановление Правительства Ставропольского края от 25 июля 2011 г. N 295-п "Об утверждении Порядка разработки и утверждения органами исполнительной власти Ставропольского края административных регламентов предоставления государственных услуг, Порядка разработки и утверждения органами исполнительной власти Ставропольского края административных регламентов исполнения государственных контрольных (надзорных) функций и Порядка проведения экспертизы проектов административных регламентов предоставления государственных услуг и проектов административных регламентов исполнения государственных контрольных (надзорных) функций" <13>;
--------------------------------
<13> "Российская газета", 08.04.2011, N 95.
Положение об архивном отделе;
настоящий Регламент.
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Ставропольского края для предоставления государственной услуги
2.6.1.Для предоставления государственной услуги необходимо письменное обращение заявителя, которое может быть направлено в архивный отдел или в многофункциональный центр, на официальный сайт, по электронной почте, с использованием Единого портала, регионального портала, универсальной электронной карты.
Под обращениями в Регламенте понимаются поступившие в письменной или в электронной форме тематические, генеалогические, социально-правовые запросы граждан, организаций и общественных объединений о предоставлении сведений по документам государственной собственности Ставропольского края, находящимся на временном хранении в архивном отделе.
2.6.2.В письменном обращении, в том числе, поступившем в электронной форме, должны быть указаны:
а) наименование архивного отдела либо должность, фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, которому оно адресовано;
б) наименование обратившегося юридического лица (для граждан - фамилия, имя и отчество);
в) почтовый и/или электронный адрес заявителя;
г) интересующие заявителя сведения;
д) личная подпись (простая электронная подпись) руководителя организации, гражданина;
е) дата отправления обращения.
2.6.3.Обращение, отправляемое в электронной форме, должно быть в одном из следующих форматов:
*.rtf - проприетарный межплатформенный формат хранения размеченных текстовых документов;
*.txt - компьютерный файл, содержащий текстовые данные;
*.odf - открытый формат документов для офисных приложений (например, odt, ods);
*.pdf - кроссплатформенный формат электронных документов;
*.djvu - графический формат, оптимизированный для хранения отсканированных документов;
*.brnp - формат хранения растровых изображений;
*.jpeg - графический формат, применяемый для хранения фотоизображений.
2.6.4.К обращению заявителя прилагаются в форме документа на бумажном носителе или в форме электронного документа:
а) копия паспорта либо иного документа, удостоверяющего личность заявителя;
б) копии документов, подтверждающих полномочия третьих лиц выступать от имени заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
в) документ, подтверждающий согласие лица, не являющегося заявителем, или его законного представителя на обработку персональных данных указанного лица, в случае, если для предоставления государственной услуги необходима обработка его персональных данных.
2.6.5.Обращения и иные документы, необходимые для предоставления государственной услуги, направляемые в форме электронных документов:
а) оформляются в соответствии с образцами заявлений (приложения 1, 2 к настоящему Регламенту);
б) подписываются в соответствии с требованиями Федерального закона "Об электронной подписи" и статей 21.1 и 21.2 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
в) предоставляются с использованием электронных носителей и (или) информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, включая сеть "Интернет":
лично или через законного представителя;
посредством многофункциональных центров;
посредством Единого портала, регионального портала (без использования электронных носителей);
иным способом, позволяющим передать в электронном виде обращение и иные документы.
2.6.6.Архивный отдел не вправе требовать от заявителя:
а) предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Ставропольского края, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
б) предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления Ставропольского края, предоставляющих государственные или муниципальные услуги, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ставропольского края, муниципальными правовыми актами.
2.7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги
2.7.1.Архивный отдел отказывает заявителю в приеме письменного обращения, в том числе поступившего в электронной форме, в следующих случаях:
а) обращение в электронной форме подготовлено в формате, не указанном в пункте 2.6.3 настоящего Регламента;
б) не представлены документы, указанные в пункте 2.6.4 настоящего Регламента.
2.7.2.Заявитель уведомляется об отказе в приеме документов в письменной форме в течение трех дней.
2.8.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и/или отказа в предоставлении государственной услуги
2.8.1.Ответ на обращение не дается по существу постановленных в нем вопросов в следующих случаях:
а) обращение не поддается прочтению;
б) ответ не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
в) в обращении заявителя содержится вопрос, по которому ему многократно направлялись ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;
г) в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
Заявитель уведомляется об отказе в рассмотрении его обращения в письменной форме в течение трех дней.
2.8.2.Архивный отдел вправе оставить обращение без ответа в следующих случаях:
а) в обращении не указаны наименования юридического лица (для гражданина - фамилия), направившего обращение, и почтовый (электронный) адрес заявителя;
б) от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения.
2.9.Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) иными организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги
2.9.1.Услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, а также организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги, не имеется.
2.10.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги
2.10.1.Архивный отдел предоставляет государственную услугу бесплатно.
2.11.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и при получении результата предоставления государственной услуги
2.11.1.Время ожидания заявителя в очереди при подаче обращения не должно превышать пятнадцати минут.
2.11.2.При получении заявителем результата предоставления государственной услуги время ожидания не должно превышать пятнадцати минут.
2.12.Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги и услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, в том числе в электронной форме
2.12.1.Регистрация обращения заявителя осуществляется в течение одного дня в порядке, установленном п. 3.3.2.
2.12.2.Услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, в том числе, в электронной форме, не имеется.
2.13.Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для подачи обращения, информационным стендам
2.13.1.Помещение архивного отдела оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию об архивном отделе, предоставляющем государственную услугу:
наименование;
режим работы;
адрес официального сайта;
адрес электронной почты;
номера телефонов для справок.
2.13.2.Помещение архивного отдела, в котором предоставляется государственная услуга, должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03", утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30 мая 2003 года.
2.13.3.Указанное помещение располагается с учетом пешеходной доступности для заявителей от остановок общественного транспорта (не более 10 минут пешком). Вход и выход из помещения оборудуется соответствующими указателями.
2.13.4.Сектор ожидания и информирования заявителей должен соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуется столами и стульями для возможности оформления обращения, а также информационным стендом (материалами).
2.13.5.Информационный стенд (материалы) должен содержать сведения, указанные в пункте 1.3.11 настоящего Регламента.
2.14.Показатели доступности и качества предоставления государственной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги и их продолжительность, возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий
2.14.1.Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:
удобство и доступность получения заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;
наличие образцов заявлений для получения государственной услуги, в том числе, в электронной форме (приложения 1, 2 к настоящему Регламенту);
возможность направления заявителем обращения и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, по факсимильной связи, почте, электронной почте, на официальный сайт, в многофункциональный центр, с использованием Единого портала, регионального портала, универсальной электронной карты.
2.14.2.В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.
Информация о рассмотрении обращений, предоставляемая исполнителем при личном обращении заявителя, по телефону или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования:
а) дата получения обращения и его регистрации;
б) о должностном лице, которому поручено рассмотрение обращения;
в) об отказе в рассмотрении обращения;
г) о продлении срока рассмотрения обращения;
д) о результатах рассмотрения обращения.
2.14.3.Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:
достоверность предоставляемой заявителю информации;
полнота информации по сути обращения заявителя;
объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;
возможность получения государственной услуги по месту обращения;
возможность подачи обращения и получения результата предоставления услуги в многофункциональном центре.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги
3.1.1.Предоставление государственной услуги, в том числе в электронной форме, включает в себя следующие административные процедуры:
прием и первичная обработка обращения;
регистрация обращения;
рассмотрение обращения заведующим архивным отделом и направление его исполнителю;
подготовка проекта ответа заявителю;
рассмотрение заведующим архивным отделом проекта ответа заявителю;
рассмотрение заведующим архивным отделом архивных копий, выписок;
регистрация и направление ответа заявителю.
3.1.2.По запросу заявителя направляется информация о ходе рассмотрения обращения, в том числе в электронной форме, на любом этапе предоставления государственной услуги.
3.2.Прием и первичная обработка обращения
3.2.1.Основанием для начала административной процедуры предоставления государственной услуги является поступление обращения заявителя в архивный отдел.
3.2.2.Обращение может поступить от заявителя лично, по факсимильной связи, почте, электронной почте, на официальный сайт, из многофункционального центра, с использованием Единого портала, регионального портала.
3.2.3.Должностное лицо, ответственное за получение корреспонденции, в течение одного дня с момента приема обращения, поступившего почтой:
проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту ошибочно поступившие в архивный отдел (не по адресу) письма;
вскрывает конверты, проверяет наличие обращений и документов к ним, к обращению прилагает конверт;
составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, а также на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, указанных в описях на ценные письма. Один экземпляр акта хранится у должностного лица, второй передается исполнителю, рассматривающему данное обращение.
3.2.4.Должностное лицо, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом заведующему архивным отделом.
3.2.5.Обращение с пометкой "лично", поступившее на имя заведующего архивным отделом, передается адресату невскрытым.
3.2.6.В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, заведующий передает его на регистрацию должностному лицу.
3.2.7.По просьбе заявителя при его личном обращении в архивный отдел на копии или втором экземпляре обращения должностное лицо делает отметку о дате приема обращения, количестве принятых листов и сообщает телефон для справок по обращениям заявителей.
3.2.8.Обращение, поступившее по факсимильной связи, из многофункционального центра, принимается должностным лицом и регистрируется в общем порядке,
3.2.9.При поступлении обращения по электронной почте, на официальный сайт должностное лицо в течение одного дня с момента получения обращения проверяет правильность адресования обращения, возвращает заявителю ошибочно поступившие (не по адресу) обращения, открывает файлы, проверяет наличие обращения и документов к нему.
3.2.10.При обращении на официальный сайт, по электронной почте заявитель должен подтвердить имеющееся у него право на получение запрашиваемых сведений путем предоставления в электронной форме копий документов, указанных в пункте 2.6.4 настоящего Регламента.
3.2.11.Заявитель вправе направить обращение и документы к нему в электронном виде с использованием Единого портала, регионального портала.
3.2.12.Обращения, поступившие в форме электронных документов, распечатываются и в дальнейшем работа с ними ведется в порядке, установленном Регламентом для письменных обращений.
3.2.13.Результатом данной административной процедуры является подготовка поступившего обращения к регистрации.
3.3.Регистрация обращения
3.3.1.Основанием для начала административной процедуры является передача поступивших обращений на регистрацию.
3.3.2.Сведения о поступившем обращении в течение одного рабочего дня вносятся должностным лицом архивного отдела в журнал регистрации обращений, в котором указываются:
а) наименование юридического лица, сведения о его представителе;
б) фамилия, имя, отчество заявителя (в именительном падеже), его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то такое обращение считается коллективным и регистрируется первый автор или автор, в адрес которого просят направить ответ;
в) дата поступления обращения;
г) регистрационный номер;
д) интересующие заявителя архивные сведения и т.д.
3.3.3.Регистрация и направление поступивших обращений заведующему архивным отделом осуществляется в течение одного дня.
3.3.4.Результатом административной процедуры является занесение данных о поступившем обращении в журнал регистрации обращений.
3.4.Рассмотрение обращения заведующим архивным отделом и направление его исполнителю
3.4.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление заведующему архивным отделом зарегистрированного должностным лицом обращения заявителя.
3.4.2.Заведующий архивным отделом в течение одного рабочего дня определяет исполнителя и устанавливает сроки рассмотрения обращения, передает его с соответствующей резолюцией должностному лицу архивного отдела, выполняющему функции по регистрации обращений.
3.4.3.Должностное лицо, осуществляющее регистрацию обращений, вносит соответствующую информацию в журнал регистрации обращений и направляет обращение исполнителю.
3.4.4.Результатом административной процедуры является направление должностным лицом обращения исполнителю.
3.5.Подготовка ответа заявителю
3.5.1.Основанием для начала административной процедуры является направление должностным лицом обращения исполнителю.
3.5.2.Исполнитель рассматривает поступившее обращение в соответствии с поручением заведующего архивным отделом.
3.5.3.Подготовка исполнителем проекта ответа заявителю по существу вопросов, содержащихся в обращении, осуществляется в срок, не превышающий 18 дней.
3.5.4.Обращение, направляемое на исполнение нескольким исполнителям, передается им в соответствии с правилами делопроизводства. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока рассмотрения обращения обязаны представить исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки проекта ответа заявителю.
3.5.5.Исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения:
а) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, для этого может запросить в случае необходимости уточненные сведения, необходимые для предоставления государственной услуги, в порядке, предусмотренном п. 2.4.4 настоящего Регламента.
б) готовит проект ответа заявителю по существу поставленных в обращении вопросов и передает его для рассмотрения заведующему архивным отделом.
3.5.6.Ответ заявителю готовится в форме архивной копии, справки, выписки, либо уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений и/или пересылке обращения в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации.
Архивные копии, справки, выписки должны быть подготовлены в соответствии с нормативными требованиями.
3.5.7.В случае отсутствия в архивном отделе запрашиваемых документов, обращение в течение пяти дней со дня его регистрации пересылается в орган или организацию по месту их хранения с уведомлением заявителя о пересылке обращения.
3.5.8.Результатом административной процедуры является направление исполнителем проекта ответа заявителю заведующему архивным отделом.
3.6.Рассмотрение заведующим архивным отделом проекта ответа заявителю
3.6.1.Основанием для начала административной процедуры является направление исполнителем проекта ответа заявителю заведующему архивным отделом.
3.6.2.Заведующий архивным отделом в течение одного дня рассматривает проект ответа заявителю, подписывает его или возвращает исполнителю на доработку. Доработка проекта ответа осуществляется в течение одного рабочего дня.
3.6.3.Заведующий архивным отделом направляет на регистрацию уведомления об отсутствии запрашиваемых документов и/или пересылке обращения в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, осуществляющие хранение запрашиваемых заявителем документов. Подписывает архивные копии, справки, выписки.
3.6.4.Результатом административной процедуры является направление на регистрацию уведомления об отсутствии запрашиваемых документов и/или пересылке обращения в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, осуществляющие хранение запрашиваемых заявителем документов, а также направление архивных копий, справок, выписок на регистрацию.
3.7.Регистрация и направление ответа заявителю
3.7.1.Основанием для административной процедуры является поступление специалисту, ответственному за регистрацию обращений, подписанного ответа заявителю.
3.7.2.Специалист регистрирует ответ заявителю в журнале регистрации обращении и направляет его заявителю в течение одного рабочего дня.
3.7.3.Архивные выписки, справки, копии передаются заявителю лично или направляются по почте, через многофункциональный центр.
Информационные письма, уведомления об отсутствии запрашиваемых документов и/или пересылке обращения в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, осуществляющие хранение запрашиваемых заявителем документов, могут направляться также электронной почтой.
3.7.4.Подлинники обращений граждан возвращаются в соответствующие органы при наличии на них штампа "Подлежит возврату" и специальной отметки в сопроводительном письме.
3.7.5.Результатом административной процедуры является регистрация и направление ответа заявителю.