Постановление от 02.11.2010 г № 593
Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Новоалександровского муниципального района Ставропольского края муниципальной услуги по информационному обеспечению физических и юридических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)
В соответствии с постановлением администрации Новоалександровского муниципального района Ставропольского края от 31 августа 2010 г. N 473 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных, муниципальных функций (государственных, муниципальных услуг) в администрации Новоалександровского муниципального района Ставропольского края", администрация Новоалександровского муниципального района Ставропольского края постановляет:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления архивным отделом администрации Новоалександровского муниципального района Ставропольского края муниципальной услуги по информационному обеспечению физических и юридических лиц в соответствии с их обращениями (запросами).
2.Опубликовать настоящее постановление в муниципальной газете "Новоалександровский вестник" и разместить на официальном сайте органов местного самоуправления Новоалександровского муниципального района.
3.Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
Глава администрации
Новоалександровского
муниципального района
Ставропольского края
С.Ф.САГАЛАЕВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ
НОВОАЛЕКСАНДРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ИНФОРМАЦИОННОМУ
ОБЕСПЕЧЕНИЮ ФИЗИЧЕСКИХ И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ В СООТВЕТСТВИИ
С ИХ ОБРАЩЕНИЯМИ (ЗАПРОСАМИ)
1.Общие положения
1.1.Наименование муниципальной услуги
Административный регламент предоставления архивным отделом администрации Новоалександровского муниципального района Ставропольского края муниципальной услуги по информационному обеспечению физических и юридических лиц в соответствии с их обращениями (запросами), (далее - муниципальная услуга, Регламент) разработан в целях повышения качества работы с пользователями муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе администрации Новоалександровского муниципального района Ставропольского края.
1.2.Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги
Оказание муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституция Российской Федерации ("Российская газета", 1993 г., N 237; Собрание законодательства Российской Федерации, 2009 г., N 1, ст. 1, ст. 2);
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004. N 43, Ст. 4169);
- Федеральный закон от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, Ст. 2060);
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), Ст. 3448);
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 14.05.2007 N 20);
- Постановление правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 478 "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет" (Собрание законодательства Российской Федерации 22.06.2009 N 25);
- Закон Ставропольского края от 31 декабря 2004 г. N 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края отдельными государственными полномочиями по формированию, содержанию и использованию архивного фонда Ставропольского края" (Ставропольская правда, 2005, N 3-4);
- Закон Ставропольского края от 28 июля 2005 года N 35-кз "Об архивном деле в Ставропольском крае" (Ставропольская правда, 2005, N 167-168);
- Устав Новоалександровского муниципального района Ставропольского края, утвержденный решением Совета Новоалександровского муниципального района Ставропольского края от 13.02.2009 N 9/106;
- Положение об администрации Новоалександровского муниципального района, утвержденное решением Совета Новоалександровского муниципального района Ставропольского края от 13.02.2009 N 9/119;
- Положение об архивном отделе администрации Новоалександровского муниципального района, утвержденное постановлением главы администрации Новоалександровского муниципального района Ставропольского края от 28.07.2005 N 292.
1.3.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
Оказание муниципальной услуги осуществляется администрацией Новоалександровского муниципального района Ставропольского края.
Непосредственная организация предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации Новоалександровского муниципального района Ставропольского края (далее - архивный отдел).
1.4.Конечный результат оказания муниципальной услуги
Конечным результатом оказания муниципальной услуги являются: копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на хранении в архивном отделе, уведомление о переадресации непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательный ответ.
1.5.Получатели муниципальной услуги
Получателями муниципальной услуги являются:
- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;
- органы государственной власти, местного самоуправления;
- организации и общественные объединения;
- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
2.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги
Информация о муниципальной услуге предоставляется непосредственно в помещении архивного отдела, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном сайте органов местного самоуправления Новоалександровского муниципального район.
Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: ул. Ленина, 26, г. Новоалександровск Ставропольского края, 356000.
Электронный адрес архивного отдела администрации: arxiv26@rambler.ru
Телефон архивного отдела, предоставляющего муниципальные услуги:
8 (86544) 6-74-56, 6-23-54.
График работы архивного отдела:
понедельник - пятница 8.00 - 17.00;
обеденный перерыв 12.00 - 13.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:
- по письменным обращениям;
- по телефону;
- по электронной почте;
- при личном обращении граждан.
Публичное информирование граждан проводится посредством привлечения печатных средств массовой информации, радио, телевидения (далее - средств массовой информации), а также путем размещения информации на официальном сайте органов местного самоуправления Новоалександровского муниципального района Ставропольского края в сети Интернет: www.newalexandrovsk.ru.
2.2.Индивидуальное устное информирование заявителя
Устное информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется работником архивного отдела при непосредственно личном контакте с потребителями результата предоставления муниципальной услуги, с использованием телефонной связи и при их непосредственном обращении.
При консультировании по телефону сотрудник архивного отдела должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а затем - в вежливой форме четко и подробно проинформировать обратившегося по интересующим вопросам. Во время разговора работник архивного отдела должен произносить слова четко.
При невозможности работника, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
При консультировании посредством индивидуального устного информирования, сотрудник архивного отдела дает гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.
Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения потребителю результата предоставления муниципальной услуги сообщается при подаче документов.
2.3.Индивидуальное письменное информирование заявителя
Индивидуальное письменное информирование при обращении заинтересованных лиц осуществляется путем почтовых отправлений, либо предоставляется лично в архивный отдел.
Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя. Ответ направляется в письменном виде или по электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заинтересованного лица). Ответ направляется в течение 10 рабочих дней с даты представления обращения.
При личном обращении заявителей прием осуществляет работник архивного отдела по рабочим дням:
понедельник - пятница 8.00 - 17.00.
Прием заявителей осуществляется без предварительной записи в порядке очередности.
Право на первоочередной прием и рассмотрение обращений имеют:
- Герои Советского Союза;
- Герои Российской Федерации;
- полные кавалеры ордена Славы;
- ветераны Великой Отечественной войны и ветераны боевых действий;
- инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды боевых действий;
- инвалиды I и II групп, их законные представители, семьи, имеющие детей-инвалидов;
- граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;
- беременные женщины.
2.4.Условия и сроки предоставления муниципальной услуги
Письменные запросы от граждан, учреждений, предприятий и организаций, поступившие в архивный отдел, подлежат обязательной регистрации в день поступления в установленном порядке и в течение 1 рабочего дня передаются на исполнение. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 25 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного материала архива - не более 15 дней с момента регистрации обращения.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.
Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве. При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки.
В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий. В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. После текста справки помещаются архивные шифры документов, служивших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
2.5.Основание для предоставления муниципальной услуги
Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес администрации или архивного отдела (приложение 1, 2 и 3 ).
В запросе (заявлении) указываются: фамилия, имя, отчество заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, а также другие сведения, необходимые для исполнения запроса. В письменном запросе необходимо указать сведения для его исполнения:
- полное наименование органа, в который направляется запрос, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;
- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;
- изложение существа запроса;
- личная подпись и дата.
В случае необходимости, заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы, либо их копии.
Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
При поступлении в отдел запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, отдел в течение 7 дней с даты регистрации запроса запрашивает у гражданина эти уточнения и дополнительные сведения.
2.6.Описание конечного результата предоставления муниципальной услуги Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов
Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
- архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
- информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;
- тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения /единиц учета/ по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;
- тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме.
2.7.Требования к оборудованию мест оказания муниципальной услуги
Прием граждан для оказания муниципальной услуги осуществляется согласно графика работы архивного отдела администрации Новоалександровского муниципального района, указанных в пункте 2.1 настоящего Административного регламента.
Специализированное помещение или иное помещение, в котором осуществляется прием граждан, должно обеспечивать:
- комфортное расположение гражданина и должностного лица,
- возможность и удобство оформления гражданином письменного обращения,
- телефонную связь,
- возможность копирования документов,
- доступ к нормативным правовым актам, регулирующим исполнение муниципальной функции,
- наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.
2.8.Требования к платности (бесплатности) предоставления
муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги является бесплатным для заявителей.
3.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов и передача их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов на исполнение;
- подготовка, оформление и направление ответов заявителям.
Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заинтересованного лица, представителей учреждений, предприятий и организаций в архивный отдел администрации Новоалександровского муниципального района с заявлением (запросом).
Запрос пользователя рассматривается и исполняется отделом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Поступившие в отдел заявления регистрируются в течение дня со дня поступления должностным лицом в журнале регистраций архивных запросов. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
Работник архивного отдела администрации муниципального района осуществляет анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- возможность исполнения запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии составляются на бланке архивного отдела с обозначением названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия". При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце архивной выписки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов).
Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки. На обороте каждого листа копии проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа с оборотной стороны должны быть заверены печатью и подписью начальника архивного отдела.
В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.
Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4.Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по оказанию муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами администрации, ответственными за организацию работы по оказанию муниципальной услуги.
Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником архивного отдела проверок соблюдения и исполнения работниками архивного отдела положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Ставропольского края.
Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
Должностные лица архивного отдела несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента при оказании муниципальной услуги.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушения прав заявителей к виновным должностным лицам архивного отдела применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Ставропольского края, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Новоалександровского муниципального района Ставропольского края.
5.Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе предоставления
муниципальной услуги
Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) должностных лиц архивного отдела, участвующих в предоставлении данной муниципальной услуги, и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию).
При обращении заявителей в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения.
Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии должностных лиц, нарушении положений настоящего Регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики по телефонам: (86544) 6-74-56, 6-20-44 или направить письменно в произвольной форме в адрес начальника архивного отдела, заместителя главы или непосредственно главе администрации по адресу: улица Гагарина, 315, город Новоалександровск, 356000.
Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа (организации) в которые направляет письменное обращение, либо соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
По результатам рассмотрения жалобы должностным лицом принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы.
Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.
Сроки обжалования и юрисдикция суда, в который подается соответствующее заявление при обжаловании гражданином действий (бездействий) должностных лиц, а также принимаемых должностными лицами решений при исполнении муниципальной услуги определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.