Постановление от 27.07.2012 г № 853
Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Петровского муниципального района Ставропольского края муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, по документам, отнесенным к муниципальной собственности, находящимся на хранении в архивном отделе администрации Петровского муниципального района Ставропольского края»
ЗЕМЛЕЙ ПО ДОКУМЕНТАМ, ОТНЕСЕННЫМ К МУНИЦИПАЛЬНОЙ
СОБСТВЕННОСТИ, НАХОДЯЩИМСЯ НА ХРАНЕНИИ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ПЕТРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ"
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и законом Ставропольского края от 31 декабря 2004 года N 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края", распоряжением Правительства Ставропольского края от 25 января 2006 года N 10-рп "О разграничении собственности между Ставропольским краем и муниципальными образованиями Ставропольского края на архивные документы, созданные до образования муниципальных образований Ставропольского края или изменения их статуса" администрация Петровского муниципального района Ставропольского края постановляет:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления архивным отделом администрации Петровского муниципального района Ставропольского края муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей по документам, отнесенным к муниципальной собственности, находящимся на хранении в архивном отделе администрации Петровского муниципального района Ставропольского края" (далее - Регламент).
2.Архивному отделу администрации Петровского муниципального района Ставропольского края (далее - архивный отдел) обеспечить выполнение настоящего Регламента.
3.Признать утратившим силу постановление администрации Петровского муниципального района Ставропольского края от 21 января 2012 года N 19 "Об утверждении административного регламента предоставления администрацией Петровского муниципального района Ставропольского края муниципальной услуги: "Выдача копий архивных документов, относящихся к муниципальной собственности, подтверждающих право на владение землей".
4.Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Петровского муниципального района Ставропольского края Редькина В.В.
5.Настоящее постановление "Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Петровского муниципального района Ставропольского края муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей по документам, отнесенным к муниципальной собственности, находящимся на хранении в архивном отделе администрации Петровского муниципального района Ставропольского края" вступает в силу со дня его подписания.
Глава администрации Петровского
муниципального района
Ставропольского края
А.А.ЗАХАРЧЕНКО
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ ПЕТРОВСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ
УСЛУГИ "ВЫДАЧА КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ
ПРАВО НА ВЛАДЕНИЕ ЗЕМЛЕЙ, ПО ДОКУМЕНТАМ, ОТНЕСЕННЫМ
К МУНИЦИПАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ, НАХОДЯЩИМСЯ НА ХРАНЕНИИ
В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ПЕТРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО
РАЙОНА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ"
I.Общие положения
1.1.Предмет регулирования административного регламента
1.1.1.Административный регламент предоставления архивным отделом администрации Петровского муниципального района Ставропольского края (далее - архивный отдел) муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, по документам, отнесенным к муниципальной собственности, находящимся на хранении в архивном отделе администрации Петровского муниципального района Ставропольского края" (далее соответственно - Регламент, муниципальная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия между должностными лицами администрации Петровского муниципального района Ставропольского края при предоставлении муниципальной услуги в целях повышения качества информационного обеспечения физических и юридических лиц.
1.1.2.Муниципальная услуга предоставляется администрацией Петровского муниципального района Ставропольского края в соответствии с распоряжением Правительства Ставропольского края от 25 января 2006 года N 10-рп "О разграничении собственности между Ставропольским краем и муниципальными образованиями Ставропольского края на архивные документы, созданные до образования муниципальных образований Ставропольского края или изменения их статуса".
1.2.Круг заявителей
1.2.1.Получатели муниципальной услуги (далее - заявители):
а) граждане Российской Федерации;
б) юридические лица (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители;
в) иные лица, имеющие право на получение муниципальной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
1.3.Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги
1.3.1.Заявители получают информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги:
а) при непосредственном обращении в архивный отдел или многофункциональный центр;
б) по телефону;
в) по факсимильной связи;
г) по электронной почте;
д) на официальном сайте администрации;
е) с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";
ж) с использованием муниципальной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ставропольского края";
з) с использованием универсальной электронной карты.
1.3.2.Архивный отдел располагается по адресу: г. Светлоград, пл. 50 лет Октября, 8.
График работы архивного отдела: ежедневно с 8.00 до 17.00 часов (кроме выходных и праздничных дней), в предпраздничные дни - с 8.00 до 16.00 часов, перерыв с 12.00 до 13.00 часов.
1.3.3.Справочные телефоны: 4-20-34, 4-30-57, факс архивного отдела: 4-20-34.
1.3.4.Адреса официального сайта администрации муниципального района (далее - официальный сайт) - http://www.petradm.ru, электронной почты администрации - petr.adm@mail.ru.
1.3.5.При консультировании по телефону либо при непосредственном обращении граждан в архивный отдел специалист архивного отдела дает исчерпывающую информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги. Если принявший телефонный звонок не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить заявителю номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.
1.3.6.По обращениям, поступившим по электронной почте, информация о предоставлении муниципальной услуги направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня поступления обращения.
1.3.7.На информационном стенде, в месте предоставления муниципальной услуги, на официальном сайте размещается информация, необходимая для предоставления муниципальной услуги:
а) административный регламент предоставления муниципальной услуги;
б) термины и определения, которые необходимо знать и применять при обращении в архивный отдел;
в) наиболее часто задаваемые вопросы и ответы на них;
г) образцы обращений (приложения 1, 2 к настоящему Регламенту);
д) перечень документов, представляемых заявителем в архивный отдел, и требования к этим документам;
е) блок-схема, содержащая последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги (приложение 3 к настоящему Регламенту);
ж) почтовый адрес, телефон, адреса электронной почты и официального сайта администрации муниципального района комитета Ставропольского края по делам архивов (далее - комитет);
з) номер кабинета, в котором предоставляется муниципальная услуга, фамилия, имя, отчество и должность соответствующего должностного лица архивного отдела.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги
2.1.1.Муниципальная услуга "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, по документам, отнесенным к муниципальной собственности, находящимся на хранении в архивном отделе администрации Петровского муниципального района Ставропольского края"
2.2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
2.2.1.Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел администрации Петровского муниципального района Ставропольского края.
2.3.Описание результата предоставления муниципальной услуги
2.3.1.Результатом предоставления муниципальной услуги является направление заявителю:
а) архивных выписок, копий запрашиваемых документов;
б) уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений и/или о пересылке обращения в другие органы муниципальной власти, органы местного самоуправления, организации.
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги, в том числе с учетом необходимости обращения в иные организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, срок приостановления предоставления муниципальной услуги в случае, если возможность приостановления предусмотрена нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ставропольского края, сроки выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги
2.4.1.Муниципальная услуга предоставляется в течение 25 дней со дня регистрации обращения, если не установлен более короткий срок предоставления муниципальной услуги.
2.4.2.В исключительных случаях, а также в случае направления архивным отделом запроса в органы муниципальной власти, местного самоуправления или организации для получения документов, необходимых для рассмотрения обращения, срок предоставления муниципальной услуги может быть продлен руководителем архивного отдела, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения обращения.
2.4.3.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
2.4.4.При поступлении обращения, ответ на который не может быть дан без представления уточненных или дополнительных сведений, архивный отдел в пятидневный срок запрашивает у заявителя необходимые сведения.
2.5.Перечень нормативных правовых актов
Российской Федерации и нормативных правовых актов
Ставропольского края, регулирующих предоставление
муниципальной услуги, с указанием их реквизитов
и источников официального опубликования
2.5.1.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О муниципальной тайне";
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Закон Ставропольского края от 31 декабря 2004 г. N 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края";
Закон Ставропольского края от 28 июля 2005 г. N 35-кз "Об архивном деле в Ставропольском крае";
Закон Ставропольского края от 12 ноября 2008 г. N 80-кз "О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращение в Ставропольском крае";
приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
--------------------------------
"Бюллетень нормативных федеральных органов исполнительной власти", 2007, N 20.
распоряжение Правительства Ставропольского края от 25 января 2006 г. N 10-рп "О разграничении собственности между Ставропольским краем и муниципальными образованиями Ставропольского края на архивные документы, созданные до образования муниципальных образований Ставропольского края или изменения их статуса";
Постановление Правительства Ставропольского края от 25.07.2011 N 295-п "Об утверждении Порядка разработки и утверждения органами исполнительной власти Ставропольского края административных регламентов предоставления государственных услуг, Порядка разработки и утверждения органами исполнительной власти Ставропольского края административных регламентов исполнения государственных контрольных (надзорных) функций и Порядка проведения экспертизы проектов административных регламентов предоставления государственных услуг и проектов административных регламентов исполнения государственных контрольных (надзорных) функций";
Положение об архивном отделе;
настоящий Регламент.
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами
Российской Федерации и нормативными правовыми актами
Ставропольского края для предоставления муниципальной услуги
2.6.1.Для предоставления муниципальной услуги необходимо письменное обращение заявителя, которое может быть направлено в архивный отдел или в многофункциональный центр, на официальный сайт, по электронной почте, с использованием федеральной муниципальной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг", муниципальной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ставропольского края", универсальной электронной карты.
Под обращениями в настоящем Регламенте понимаются поступившие в письменной или в электронной форме запросы граждан, организаций и общественных объединений о выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей по документам муниципальной собственности Ставропольского края, находящимся на хранении в архивном отделе.
2.6.2.В письменном обращении, в том числе поступившем в электронной форме, должны быть указаны:
а) наименование архивного отдела либо должность, фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, которому оно адресовано;
б) наименование обратившегося юридического лица (для граждан - фамилия, имя и отчество);
в) почтовый и/или электронный адрес заявителя;
г) сведения о земельном участке, на который запрашиваются правоустанавливающие документы;
д) личная подпись (электронная цифровая подпись) руководителя организации, гражданина;
е) дата отправления обращения.
2.6.3.Обращение, отправляемое в электронной форме, должно быть в одном из следующих форматов:
*.rtf - проприетарный межплатформенный формат хранения размеченных текстовых документов;
*.txt - компьютерный файл, содержащий текстовые данные;
*.odf - открытый формат документов для офисных приложений (например, odt, ods);
*.pdf - кроссплатформенный формат электронных документов;
*.djvu - графический формат, оптимизированный для хранения отсканированных документов;
*.bmp - формат хранения растровых изображений;
*.jpeg - графический формат, применяемый для хранения фотоизображений.
2.6.4.К обращению заявителя прилагаются в форме документа на бумажном носителе или в форме электронного документа:
а) копия паспорта либо иного документа, удостоверяющего личность заявителя;
б) копии документов, подтверждающих полномочия третьих лиц выступать от имени заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
в) правоустанавливающие документы на земельный участок, права на который не зарегистрированы в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним.
2.6.5.Обращения и иные документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, направляемые в форме электронных документов:
а) оформляются в соответствии с образцами обращений (приложения 1, 2 к настоящему Регламенту);
б) подписываются в соответствии с требованиями Федерального закона "Об электронной подписи" и статей 21.1 и 21.2 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
в) предоставляются с использованием электронных носителей и (или) информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, включая сеть Интернет:
лично или через законного представителя;
посредством многофункциональных центров;
посредством "Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций)", муниципальной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ставропольского края" (без использования электронных носителей);
иным способом, позволяющим передать в электронном виде обращение и иные документы.
2.7.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, и которые заявитель вправе представить, а также способы их получения, в том числе в электронной форме
2.7.1.Необходимость в представлении заявителем каких-либо документов, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, отсутствует.
2.7.2.Архивный отдел не вправе требовать от заявителя:
а) представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Ставропольского края, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
б) представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления Ставропольского края, предоставляющих государственные или муниципальные услуги, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ставропольского края, муниципальными правовыми актами.
2.8.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
2.8.1.Архивный отдел отказывает заявителю в приеме письменного обращения, в том числе поступившего в электронной форме, в следующих случаях:
а) обращение и/или документы к нему не заверены в установленном порядке;
б) обращение в электронной форме подготовлено в формате, не указанном в пункте 2.6.3 настоящего Регламента;
в) обращение имеет серьезные повреждения, наличие которых не позволяет однозначно истолковать его содержание;
г) не представлены документы, указанные в пункте 2.6.4 настоящего Регламента.
2.8.2.Заявитель уведомляется об отказе в приеме документов в письменной форме в течение трех дней.
2.9.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и/или отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.9.1.Обращение не рассматривается, если:
а) обращение не содержит наименования юридического лица (для гражданина - фамилию, имя и отчество), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя;
б) в обращении отсутствуют сведения, необходимые для осуществления поиска архивных сведений об интересующем заявителя земельном участке;
в) обращение не поддается прочтению;
г) ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих муниципальную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и заявителем не представлены документы, подтверждающие право на получение данных сведений;
д) в обращении заявителя содержится вопрос, по которому ему многократно направлялись ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;
е) в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
ж) от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения.
2.9.2.Заявитель уведомляется об отказе в рассмотрении его обращения в письменной форме в течение трех дней.
2.10.Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) иными организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги
2.10.1.Услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги, а также организаций, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, не имеется.
2.11.Порядок, размер и основания взимания муниципальной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги
2.11.1.Архивный отдел предоставляет муниципальную услугу бесплатно.
2.12.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и получении результата предоставления муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги
2.12.1.Время ожидания заявителя в очереди при подаче обращения не должно превышать двадцати минут.
2.12.2.При получении заявителем результата предоставления муниципальной услуги время ожидания не должно превышать двадцати минут.
2.13.Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги и услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме
2.13.1.Регистрация обращения заявителя осуществляется в течение одного дня в порядке, установленном п. 3.3.2.
2.13.2.Услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме, не имеется.
2.14.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для подачи обращения, информационным стендам
2.14.1.Помещение архивного отдела оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию об архивном отделе, предоставляющем муниципальную услугу:
наименование;
режим работы;
адрес официального сайта;
адрес электронной почты;
номера телефонов для справок.
2.14.2.Помещение архивного отдела, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03", утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30 мая 2003 года.
2.14.3.Указанное помещение располагается с учетом пешеходной доступности для заявителей от остановок общественного транспорта (не более 10 минут пешком). Вход и выход из помещения оборудуется соответствующими указателями.
2.14.4.Сектор ожидания и информирования заявителей должен соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуется столами и стульями для возможности оформления обращения, а также информационным стендом (материалами).
2.14.5.Информационный стенд (материалы) должен содержать сведения, указанные в пункте 1.3.7 настоящего Регламента.
2.15.Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность, возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий
2.15.1.Основными показателями доступности предоставления муниципальной услуги являются:
удобство и доступность получения заявителем информации о порядке предоставления муниципальной услуги;
наличие образца обращения для получения муниципальной услуги, в том числе в электронной форме (приложения 1, 2 к настоящему Регламенту);
возможность направления заявителем обращения и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, по факсимильной связи, почте, электронной почте, на официальный сайт, в многофункциональный центр, с использованием федеральной муниципальной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", муниципальной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ставропольского края", универсальной электронной карты.
2.15.2.В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие муниципальную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.
Информация о рассмотрении обращений, предоставляемая исполнителем при личном обращении заявителя, по телефону или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования:
а) дата получения обращения и его регистрации;
б) о должностном лице, которому поручено рассмотрение обращения;
в) об отказе в рассмотрении обращения;
г) о продлении срока рассмотрения обращения;
д) о результатах рассмотрения обращения.
2.15.3.Основными показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:
достоверность предоставляемой заявителю информации;
полнота информации по сути обращения заявителя;
объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;
возможность получения муниципальной услуги по месту обращения;
возможность подачи обращения и получения результата предоставления услуги в многофункциональном центре.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
3.1.1.Предоставление муниципальной услуги, в том числе в электронной форме, включает в себя следующие административные процедуры:
прием и первичная обработка обращения;
регистрация обращения;
рассмотрение обращения руководителем архивного отдела и направление его исполнителю;
подготовка проекта ответа заявителю;
рассмотрение руководителем архивного отдела проекта ответа заявителю;
рассмотрение уполномоченным лицом администрации муниципального района или городского округа (далее - уполномоченное лицо) архивных копий, выписок;
регистрация и направление ответа заявителю.
3.1.2.По запросу заявителя направляется информация о ходе рассмотрения обращения, в том числе в электронной форме, на любом этапе предоставления муниципальной услуги.
3.2.Прием и первичная обработка обращения
3.2.1.Основанием для начала административной процедуры предоставления муниципальной услуги является поступление обращения заявителя в архивный отдел.
3.2.2.Обращение может поступить от заявителя лично, по факсимильной связи, почте, электронной почте из многофункционального центра, с использованием федеральной муниципальной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", муниципальной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ставропольского края".
3.2.3.Специалист, ответственный за получение корреспонденции (далее - специалист), в течение одного дня с момента приема обращения, поступившего почтой:
проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту ошибочно поступившие в архивный отдел (не по адресу) письма;
вскрывает конверты, проверяет наличие обращений и документов к ним, к обращению прилагает конверт;
составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, а также на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, указанных в описях на ценные письма. Один экземпляр акта хранится у специалиста, второй передается исполнителю, рассматривающему данное обращение.
3.2.4.Специалист, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом руководителю архивного отдела.
3.2.5.Обращение с пометкой "лично", поступившее на имя руководителя архивного отдела, передается адресату невскрытым.
3.2.6.В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, руководитель передает его на регистрацию специалисту.
3.2.7.По просьбе заявителя при его личном обращении в архивный отдел на копии или втором экземпляре обращения специалист делает отметку о дате приема обращения, количестве принятых листов и сообщает телефон для справок по обращениям заявителей.
3.2.8.Обращение, поступившее по факсимильной связи, из многофункционального центра, принимается специалистом и регистрируется в общем порядке.
3.2.9.При поступлении обращения по электронной почте, на официальный сайт специалист в течение одного дня с момента получения обращения проверяет правильность адресования обращения, возвращает заявителю ошибочно поступившие (не по адресу) обращения, открывает файлы, проверяет наличие обращения и документов к нему.
3.2.10.При обращении на официальный сайт, по электронной почте заявитель должен подтвердить имеющееся у него право на получение запрашиваемых сведений путем представления в электронной форме копий документов, указанных в пункте 2.6.4 настоящего Регламента.
3.2.11.Заявитель вправе направить обращение и документы к нему в электронном виде с использованием федеральной муниципальной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", муниципальной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ставропольского края".
3.2.12.Обращения, поступившие в форме электронных документов, распечатываются и в дальнейшем работа с ними ведется в порядке, установленном Регламентом для письменных обращений.
3.2.13.Результатом данной административной процедуры является подготовка поступившего обращения к регистрации.
3.3.Регистрация обращения
3.3.1.Основанием для начала административной процедуры является передача поступивших обращений на регистрацию.
3.3.2.Сведения о поступившем обращении в течение одного рабочего дня вносятся специалистом архивного отдела в базу данных по регистрации обращений (регистрационно-контрольную карточку, журнал регистрации), в которой указываются:
а) наименование юридического лица, сведения о его представителе;
б) фамилия, имя, отчество заявителя (в именительном падеже), его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то такое обращение считается коллективным и регистрируется первый автор или автор, в адрес которого просят направить ответ;
в) дата поступления обращения;
г) регистрационный номер;
д) интересующие заявителя архивные сведения и т.д.
3.3.3.Регистрация и направление поступивших обращений руководителю архивного отдела осуществляется в течение одного дня.
3.3.4.Результатом административной процедуры является занесение данных о поступившем обращении в базу данных по регистрации обращений (регистрационно-контрольную карточку, журнал регистрации).
3.4.Рассмотрение обращения руководителем архивного отдела и направление его исполнителю
3.4.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление руководителю архивного отдела зарегистрированного специалистом обращения заявителя.
3.4.2.Руководитель архивного отдела в течение одного рабочего дня определяет исполнителя и устанавливает сроки рассмотрения обращения, передает его с соответствующей резолюцией специалисту архивного отдела, выполняющему функции по регистрации обращений.
3.4.3.Специалист, осуществляющий регистрацию обращений, вносит соответствующую информацию в базу данных по регистрации обращений (регистрационно-контрольную карточку, журнал регистрации) и направляет обращение исполнителю.
3.4.4.Результатом административной процедуры является направление обращения исполнителю.
3.5.Подготовка ответа заявителю
3.5.1.Основанием для начала административной процедуры является направление обращения исполнителю.
3.5.2.Исполнитель рассматривает поступившее обращение в соответствии с поручением руководителя архивного отдела.
3.5.3.Подготовка исполнителем проекта ответа заявителю по существу вопросов, содержащихся в обращении, осуществляется в срок, не превышающий 18 дней.
3.5.4.Обращение, направляемое на исполнение нескольким исполнителям, передается им в соответствии с правилами делопроизводства. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока рассмотрения обращения обязаны представить исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки проекта ответа заявителю.
3.5.5.Исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения:
а) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, для этого может запросить в случае необходимости уточненные сведения, необходимые для предоставления муниципальной услуги, в порядке, предусмотренном п. 2.4.9 настоящего Регламента;
б) готовит проект ответа заявителю по существу поставленных в обращении вопросов и передает его для рассмотрения руководителю архивного отдела.
3.5.6.Ответ заявителю готовится в форме архивной копии, выписки либо уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений и/или пересылке обращения в органы муниципальной власти, органы местного самоуправления, организации.
Архивные копии, выписки должны быть подготовлены в соответствии с нормативными требованиями.
3.5.7.В случае отсутствия в архивном отделе запрашиваемых документов обращение в течение пяти дней со дня его регистрации пересылается в орган или организацию по месту их хранения с уведомлением заявителя о пересылке обращения.
3.5.8.Результатом административной процедуры является направление исполнителем проекта ответа заявителю руководителю архивного отдела.
3.6.Рассмотрение руководителем архивного отдела проекта ответа заявителю
3.6.1.Основанием для начала административной процедуры является направление исполнителем проекта ответа заявителю руководителю архивного отдела.
3.6.2.Руководитель архивного отдела в течение одного дня рассматривает проект ответа заявителю, подписывает его или возвращает исполнителю на доработку. Доработка проекта ответа осуществляется в течение одного рабочего дня.
3.6.3.Руководитель архивного отдела направляет на регистрацию уведомления об отсутствии запрашиваемых документов и/или пересылке обращения в органы муниципальной власти, органы местного самоуправления, организации, осуществляющие хранение запрашиваемых заявителем документов. Подписанные архивные копии, выписки направляет на рассмотрение уполномоченному лицу.
3.6.3.Результатом административной процедуры является направление на регистрацию уведомления об отсутствии запрашиваемых документов и/или пересылке обращения в органы муниципальной власти, органы местного самоуправления, организации, осуществляющие хранение запрашиваемых заявителем документов, а также направление архивных копий, выписок на рассмотрение уполномоченному лицу.
3.7.Рассмотрение уполномоченным лицом администрации муниципального района архивных копий, выписок
3.7.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление архивных копий, выписок на рассмотрение уполномоченному лицу.
3.7.2.Рассмотрение архивных копий, выписок осуществляется уполномоченным лицом в течение двух рабочих дней.
3.7.3.Уполномоченное лицо рассматривает архивные копии, выписки, подписывает их, заверяет печатью муниципального образования или возвращает на доработку в архивный отдел. Доработка архивных копий, выписок осуществляется в течение одного дня.
3.7.4.Результатом административной процедуры является направление архивных копий, выписок на регистрацию.
3.8.Регистрация и направление ответа заявителю
3.8.1.Основанием для административной процедуры является поступление специалисту, ответственному за регистрацию обращений, подписанного ответа заявителю.
3.8.2.Специалист регистрирует ответ заявителю в базе данных по регистрации обращений (регистрационно-контрольной карточке, журнале регистрации) и направляет его заявителю в течение одного рабочего дня.
3.8.3.Архивные справки, копии передаются заявителю лично или направляются по почте, через многофункциональный центр.
Уведомления об отсутствии запрашиваемых документов и/или пересылке обращения в органы муниципальной власти, органы местного самоуправления, организации, осуществляющие хранение запрашиваемых заявителем документов, могут направляться также электронной почтой.
3.8.4.Подлинники обращений граждан возвращаются в соответствующие органы при наличии на них штампа "Подлежит возврату" и специальной отметки в сопроводительном письме.
3.8.5.Результатом административной процедуры является регистрация и направление ответа заявителю.