Постановление от 24.09.2012 г № 1119
Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Петровского муниципального района Ставропольского края государственной услуги «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам архивного фонда Ставропольского края, находящимся на временном хранении в архивном отделе администрации Петровского муниципального района Ставропольского края»
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и законом Ставропольского края от 31 декабря 2004 года N 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края", постановлением Правительства Ставропольского края от 25 июля 2011 года N 295-п "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, Порядка разработки и утверждения органами исполнительной власти Ставропольского края административных регламентов исполнения государственных контрольных (надзорных) функций и Порядка проведения экспертизы проектов административных регламентов исполнения государственных контрольных (надзорных) функций", распоряжением Правительства Ставропольского края от 25 января 2006 года N 10-рп "О разграничении собственности между Ставропольским краем и муниципальными образованиями Ставропольского края на архивные документы, созданные до образования муниципальных образований Ставропольского края или изменения их статуса" администрация Петровского муниципального района Ставропольского края постановляет:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления архивным отделом администрации Петровского муниципального района Ставропольского края государственной услуги "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Ставропольского края, находящимся на временном хранении в архивном отделе администрации Петровского муниципального района Ставропольского края" (далее - Регламент).
2.Архивному отделу администрации Петровского муниципального района Ставропольского края (далее - архивный отдел) обеспечить выполнение настоящего Регламента.
3.Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Петровского муниципального района Ставропольского края Редькина В.В.
4.Настоящее постановление "Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Петровского муниципального района Ставропольского края государственной услуги "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Ставропольского края, находящимся на временном хранении в архивном отделе администрации Петровского муниципального района Ставропольского края" вступает в силу со дня его подписания.
Глава администрации
Петровского муниципального района
Ставропольского края
А.А.ЗАХАРЧЕНКО
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ
ПЕТРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ИНФОРМАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ ГРАЖДАН, ОРГАНИЗАЦИЙ И ОБЩЕСТВЕННЫХ
ОБЪЕДИНЕНИЙ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ, НАХОДЯЩИМСЯ НА ВРЕМЕННОМ
ХРАНЕНИИ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ПЕТРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ"
I.Общие положения
1.1.Предмет регулирования административного регламента.
1.1.1.Административный регламент предоставления архивным отделом администрации Петровского муниципального района Ставропольского края государственной услуги: "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Ставропольского края, находящимся на временном хранении в архивном отделе администрации муниципального района Ставропольского края" (далее соответственно - Регламент, государственная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия между должностными лицами администрации Петровского муниципального района Ставропольского края при предоставлении государственной услуги в целях повышения качества информационного обеспечения физических и юридических лиц.
1.1.2.Государственная услуга предоставляется администрацией Петровского муниципального района Ставропольского края в соответствии с Законом Ставропольского края от 31 декабря 2004 г. N 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края".
1.2.Круг заявителей.
1.2.1.Получатели государственной услуги (далее - заявители):
а) граждане Российской Федерации;
б) юридические лица (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители;
в) иные лица, имеющие право на получение государственной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
1.3.Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги.
1.3.1.Заявители получают информацию по вопросам предоставления государственной услуги:
а) при непосредственном обращении в архивный отдел;
б) по телефону;
в) по факсимильной связи;
г) по электронной почте;
д) на официальном сайте администрации;
е) с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";
ж) с использованием государственной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ставропольского края";
з) с использованием универсальной электронной карты.
1.3.2.Архивный отдел располагается по адресу: Ставропольский край, Петровский район, г. Светлоград, пл. 50 лет Октября, 8. График работы архивного отдела: ежедневно с 8-00 до 17-00 часов (кроме выходных и праздничных дней), в предпраздничные дни - с 8-00 до 16-00 часов, перерыв с 12-00 до 13-00 часов.
1.3.3.Справочные телефоны: (8-865-47) 4-20-34, 4-30-57, факс архивного отдела: 4-20-34.
1.3.4.Адреса официального сайта администрации муниципального района (далее - официальный сайт) http://www.petradm.ru, электронной почты администрации petr.adm@mail.ru.
1.3.5.При консультировании по телефону либо при непосредственном обращении граждан в архивный отдел специалист архивного отдела дает исчерпывающую информацию по вопросам предоставления государственной услуги. Если принявший телефонный звонок не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить заявителю номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.
1.3.6.По обращениям, поступившим по электронной почте, на официальный сайт, информация о предоставлении государственной услуги направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня поступления обращения.
1.3.7.На информационном стенде, в месте предоставления государственной услуги, на официальном сайте размещается информация, необходимая для предоставления государственной услуги:
а) административный регламент предоставления государственной услуги;
б) термины и определения, которые необходимо знать и применять при обращении в архивный отдел;
в) наиболее часто задаваемые вопросы и ответы на них;
г) образцы обращений (приложения 1, 2 к настоящему Регламенту);
д) перечень документов, представляемых заявителем в архивный отдел, и требования к этим документам;
е) блок-схема, содержащая последовательность действий при предоставлении государственной услуги (приложение 3 к настоящему Регламенту);
ж) почтовый адрес, телефон, адреса электронной почты и официального сайта комитета Ставропольского края по делам архивов (далее - комитет) http://stavkomarchiv.ru;
з) номер кабинета, в котором предоставляется государственная услуга, фамилия, имя, отчество и должность соответствующего должностного лица архивного отдела.
II.Стандарт предоставления государственной услуги
2.1.Наименование государственной услуги.
2.1.1.Государственная услуга "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Ставропольского края, находящимся на временном хранении в архивном отделе администрации Петровского муниципального района Ставропольского края".
2.2.Наименование органа, предоставляющего государственную услугу.
2.2.1.Государственную услугу предоставляет архивный отдел администрации Петровского муниципального района Ставропольского края на основании Положения об архивном отделе администрации Петровского муниципального района Ставропольского края, утвержденного постановлением администрации Петровского муниципального района Ставропольского края от 16.04.2012 N 347.
2.3.Описание результата предоставления государственной услуги.
2.3.1.Результатом предоставления государственной услуги является направление заявителю:
а) информационного письма;
б) архивных справок, архивных выписок, копий запрашиваемых документов;
в) уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений и/или о пересылке обращения в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации.
2.4.Срок предоставления государственной услуги, в том числе с учетом необходимости обращения в иные организации, участвующие в предоставлении государственной услуги, срок приостановления предоставления государственной услуги в случае, если возможность приостановления предусмотрена нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ставропольского края, сроки выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги.
2.4.1.Государственная услуга предоставляется в течение 25 дней со дня регистрации обращения, если не установлен более короткий срок предоставления государственной услуги.
2.4.2.В исключительных случаях, а также в случае направления архивным отделом запроса в органы государственной власти, местного самоуправления или организации для получения документов, необходимых для рассмотрения обращения, срок предоставления государственной услуги может быть продлен руководителем архивного отдела, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения обращения.
2.4.3.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
2.4.4.При поступлении обращения, ответ на которое не может быть дан без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архивный отдел в пятидневный срок запрашивает у заявителя необходимые сведения.
2.5.Перечень нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных правовых актов Ставропольского края, регулирующих предоставление государственной услуги, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования.
2.5.1.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне";
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Закон Ставропольского края от 31 декабря 2004 г. N 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края";
Закон Ставропольского края от 28 июля 2005 г. N 35-кз "Об архивном деле в Ставропольском крае";
Закон Ставропольского края от 12 ноября 2008 г. N 80-кз "О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращение в Ставропольском крае";
приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
распоряжение Правительства Ставропольского края от 25 января 2006 г. N 10-рп "О разграничении собственности между Ставропольским краем и муниципальными образованиями Ставропольского края на архивные документы, созданные до образования муниципальных образований Ставропольского края или изменения их статуса";
Постановление Правительства Ставропольского края от 25.07.2011 N 295-п "Об утверждении Порядка разработки и утверждения органами исполнительной власти Ставропольского края административных регламентов предоставления государственных услуг, Порядка разработки и утверждения органами исполнительной власти Ставропольского края административных регламентов исполнения государственных контрольных (надзорных) функций и Порядка проведения экспертизы проектов административных регламентов предоставления государственных услуг и проектов административных регламентов исполнения государственных контрольных (надзорных) функций";
Положение об архивном отделе;
настоящий Регламент.
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Ставропольского края для предоставления государственной услуги.
2.6.1.Для предоставления государственной услуги необходимо письменное обращение заявителя, которое может быть направлено в архивный отдел на официальный сайт, по электронной почте, с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг", государственной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ставропольского края", универсальной электронной карты. Под обращениями в Регламенте понимаются поступившие в письменной или в электронной форме тематические, генеалогические, социально-правовые запросы граждан, организаций и общественных объединений о предоставлении сведений по документам государственной собственности Ставропольского края, находящимся на временном хранении в архивном отделе.
2.6.2.В письменном обращении, в том числе поступившем в электронной форме, должны быть указаны:
а) наименование архивного отдела либо должность, фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, которому оно адресовано;
б) наименование обратившегося юридического лица (для граждан - фамилия, имя и отчество);
в) почтовый и/или электронный адрес заявителя;
г) интересующие заявителя сведения;
д) личная подпись (электронная цифровая подпись) руководителя организации, гражданина;
е) дата отправления обращения.
2.6.3.Обращение, отправляемое в электронной форме, должно быть в одном из следующих форматов:
*.rtf - проприетарный межплатформенный формат хранения размеченных текстовых документов;
*.txt - компьютерный файл, содержащий текстовые данные;
*.odf - открытый формат документов для офисных приложений (например, odt, ods);
*.pdf - кроссплатформенный формат электронных документов;
*.djvu - графический формат, оптимизированный для хранения отсканированных документов;
*.bmp - формат хранения растровых изображений;
*.jpeg - графический формат, применяемый для хранения фотоизображений.
2.6.4.К обращению заявителя прилагаются в форме документа на бумажном носителе или в форме электронного документа:
а) копия паспорта либо иного документа, удостоверяющего личность заявителя;
б) копии документов, подтверждающих полномочия третьих лиц выступать от имени заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
в) правоустанавливающие документы на объекты недвижимости (указанные в запросе), права на которые не зарегистрированы в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним.
2.6.5.Обращения и иные документы, необходимые для предоставления государственной услуги, направляемые в форме электронных документов:
а) оформляются в соответствии с образцами обращений (приложения 1, 2 к настоящему Регламенту);
б) подписываются в соответствии с требованиями Федерального закона "Об электронной подписи" и статей 21.1 и 21.2 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
в) представляются с использованием электронных носителей и (или) информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, включая сеть Интернет:
лично или через законного представителя;
посредством "Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций)", государственной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ставропольского края" (без использования электронных носителей);
иным способом, позволяющим передать в электронном виде обращение и иные документы.
2.6.6.Архивный отдел не вправе требовать от заявителя:
а) представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Ставропольского края, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
б) представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов исполнительной власти Ставропольского края, органов местного самоуправления Ставропольского края, предоставляющих государственные или муниципальные услуги, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ставропольского края, муниципальными правовыми актами.
2.7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.
2.7.1.Архивный отдел отказывает заявителю в приеме письменного обращения, в том числе поступившего в электронной форме, в следующих случаях:
а) обращение и/или документы к нему не заверены в установленном порядке;
б) обращение в электронной форме подготовлено в формате, не указанном в пункте 2.6.3 настоящего Регламента;
в) обращение имеет серьезные повреждения, наличие которых не позволяет однозначно истолковать его содержание;
г) не представлены документы, указанные в пункте 2.6.4 настоящего Регламента.
2.7.2.Заявитель уведомляется об отказе в приеме документов в письменной форме в течение трех дней.
2.8.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и/или отказа в предоставлении государственной услуги.
2.8.1.Обращение не рассматривается, если:
а) обращение не содержит наименования юридического лица (для гражданина - фамилию, имя и отчество), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя;
б) в обращении отсутствуют сведения, необходимые для осуществления поиска архивных сведений об интересующем заявителя земельном участке;
в) обращение не поддается прочтению;
г) ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и заявителем не представлены документы, подтверждающие право на получение данных сведений;
д) в обращении заявителя содержится вопрос, по которому ему многократно направлялись ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;
е) в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
ж) от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения.
2.8.2.Заявитель уведомляется об отказе в рассмотрении его обращения в письменной форме в течение трех дней.
2.9.Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) иными организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги.
2.9.1.Услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, а также организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги, не имеется.
2.10.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги.
2.10.1.Архивный отдел предоставляет государственную услугу бесплатно.
2.11.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и получении результата предоставления государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги.
2.11.1.Время ожидания заявителя в очереди при подаче обращения не должно превышать двадцати минут.
2.11.2.При получении заявителем результата предоставления государственной услуги время ожидания не должно превышать двадцати минут.
2.12.Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги и услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, в том числе в электронной форме.
2.12.1.Регистрация обращения заявителя осуществляется в течение одного дня в порядке, установленном п. 3.3.2.
2.12.2.Услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, в том числе в электронной форме, не имеется.
2.13.Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для подачи обращения, информационным стендам.
2.13.1.Помещение архивного отдела оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию об архивном отделе, предоставляющем государственную услугу:
наименование;
режим работы;
адрес официального сайта;
адрес электронной почты;
номера телефонов для справок.
2.13.2.Помещение архивного отдела, в котором предоставляется государственная услуга, должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03", утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30 мая 2003 года.
2.12.3.Указанное помещение располагается с учетом пешеходной доступности для заявителей от остановок общественного транспорта (не более 10 минут пешком). Вход и выход из помещения оборудуются соответствующими указателями.
2.13.4.Сектор ожидания и информирования заявителей должен соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуется столами и стульями для возможности оформления обращения, а также информационным стендом (материалами).
2.13.5.Информационный стенд (материалы) должен содержать сведения, указанные в пункте 1.3.7 настоящего Регламента.
2.14.Показатели доступности и качества предоставления государственной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги и их продолжительность, возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий.
2.14.1.Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:
удобство и доступность получения заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;
наличие образца обращения для получения государственной услуги, в том числе в электронной форме (приложения 1, 2 к настоящему Регламенту);
возможность направления заявителем обращения и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, по факсимильной связи, почте, электронной почте, на официальный сайт с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", государственной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ставропольского края", универсальной электронной карты.
2.14.2.В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.
Информация о рассмотрении обращений, предоставляемая исполнителем при личном обращении заявителя, по телефону или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования:
а) дата получения обращения и его регистрации;
б) о должностном лице, которому поручено рассмотрение обращения;
в) об отказе в рассмотрении обращения;
г) о продлении срока рассмотрения обращения;
д) о результатах рассмотрения обращения.
2.14.3.Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:
достоверность предоставляемой заявителю информации;
полнота информации по сути обращения заявителя;
объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;
возможность получения государственной услуги по месту обращения.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги.
3.1.1.Предоставление государственной услуги, в том числе в электронной форме, включает в себя следующие административные процедуры:
прием и первичная обработка обращения;
регистрация обращения;
рассмотрение обращения начальником архивного отдела администрации Петровского муниципального района Ставропольского края (далее - начальник архивного отдела) и направление его исполнителю;
подготовка проекта ответа заявителю;
рассмотрение начальником архивного отдела проекта ответа заявителю;
рассмотрение управляющим делами администрации Петровского муниципального района Ставропольского края (далее - управляющий делами администрации) архивных копий, выписок;
регистрация и направление ответа заявителю.
3.1.2.По запросу заявителя направляется информация о ходе рассмотрения обращения, в том числе в электронной форме, на любом этапе предоставления государственной услуги.
3.2.Прием и первичная обработка обращения.
3.2.1.Основанием для начала административной процедуры предоставления государственной услуги является поступление обращения заявителя в архивный отдел.
3.2.2.Обращение может поступить от заявителя лично, по факсимильной связи, почте, электронной почте с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", государственной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ставропольского края".
3.2.3.Специалист, ответственный за получение корреспонденции (далее - специалист), в течение одного дня с момента приема обращения, поступившего почтой:
проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту ошибочно поступившие в архивный отдел (не по адресу) письма;
вскрывает конверты, проверяет наличие обращений и документов к ним, к обращению прилагает конверт;
составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, а также на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, указанных в описях на ценные письма. Один экземпляр акта хранится у специалиста, второй передается исполнителю, рассматривающему данное обращение.
3.2.4.Специалист, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом начальнику архивного отдела.
3.2.5.Обращение с пометкой "лично", поступившее на имя начальника архивного отдела, передается адресату невскрытым.
3.2.6.В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, начальник передает его на регистрацию специалисту.
3.2.7.По просьбе заявителя при его личном обращении в архивный отдел на копии или втором экземпляре обращения специалист делает отметку о дате приема обращения, количестве принятых листов и сообщает телефон для справок по обращениям заявителей.
3.2.8.Обращение, поступившее по факсимильной связи, принимается специалистом и регистрируется в общем порядке.
3.2.9.При поступлении обращения по электронной почте, на официальный сайт специалист в течение одного дня с момента получения обращения проверяет правильность адресования обращения, возвращает заявителю ошибочно поступившие (не по адресу) обращения, открывает файлы, проверяет наличие обращения и документов к нему.
3.2.10.При обращении на официальный сайт, по электронной почте заявитель должен подтвердить имеющееся у него право на получение запрашиваемых сведений путем представления в электронной форме копий документов, указанных в пункте 2.6.4 настоящего Регламента.
3.2.11.Заявитель вправе направить обращение и документы к нему в электронном виде с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", государственной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ставропольского края".
3.2.12.Обращения, поступившие в форме электронных документов, распечатываются, и в дальнейшем работа с ними ведется в порядке, установленном Регламентом для письменных обращений.
3.2.13.Результатом данной административной процедуры является подготовка поступившего обращения к регистрации.
3.3.Регистрация обращения.
3.3.1.Основанием для начала административной процедуры является передача поступивших обращений на регистрацию.
3.3.2.Сведения о поступившем обращении в течение одного рабочего дня вносятся специалистом архивного отдела в базу данных по регистрации обращений журнал регистрации, в которой указываются:
а) наименование юридического лица, сведения о его представителе;
б) фамилия, имя, отчество заявителя (в именительном падеже), его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то такое обращение считается коллективным и регистрируется первый автор или автор, в адрес которого просят направить ответ;
в) дата поступления обращения;
г) регистрационный номер;
д) интересующие заявителя архивные сведения и т.д.
3.3.3.Регистрация и направление поступивших обращений руководителю архивного отдела осуществляется в течение одного дня.
3.3.4.Результатом административной процедуры является занесение данных о поступившем обращении в базу данных по регистрации обращений (журнал регистрации).
3.4.Рассмотрение обращения начальником архивного отдела и направление его исполнителю.
3.4.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление начальнику архивного отдела зарегистрированного специалистом обращения заявителя.
3.4.2.Начальник архивного отдела в течение одного рабочего дня определяет исполнителя и устанавливает сроки рассмотрения обращения, передает его с соответствующей резолюцией специалисту архивного отдела, выполняющему функции по регистрации обращений.
3.4.3.Специалист, осуществляющий регистрацию обращений, вносит соответствующую информацию в журнал регистрации обращений и направляет обращение исполнителю.
3.4.4.Результатом административной процедуры является направление обращения исполнителю.
3.5.Подготовка ответа заявителю.
3.5.1.Основанием для начала административной процедуры является направление обращения исполнителю.
3.5.2.Исполнитель рассматривает поступившее обращение в соответствии с поручением начальника архивного отдела.
3.5.3.Подготовка исполнителем проекта ответа заявителю по существу вопросов, содержащихся в обращении, осуществляется в срок, не превышающий 18 дней.
3.5.4.Обращение, направляемое на исполнение нескольким исполнителям, передается им в соответствии с правилами делопроизводства. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока рассмотрения обращения обязаны представить исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки проекта ответа заявителю.
3.5.5.Исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения:
а) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, для этого может запросить в случае необходимости уточненные сведения, необходимые для предоставления государственной услуги, в порядке, предусмотренном п. 2.6.4 настоящего Регламента;
б) готовит проект ответа заявителю по существу поставленных в обращении вопросов и передает его для рассмотрения начальнику архивного отдела.
3.5.6.Ответ заявителю готовится в форме архивной копии, выписки либо уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений и/или пересылке обращения в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации. Архивные копии, выписки должны быть подготовлены в соответствии с нормативными требованиями.
3.5.7.В случае отсутствия в архивном отделе запрашиваемых документов обращение в течение пяти дней со дня его регистрации пересылается в орган или организацию по месту их хранения с уведомлением заявителя о пересылке обращения.
3.5.8.Результатом административной процедуры является направление исполнителем проекта ответа заявителю начальнику архивного отдела.
3.6.Рассмотрение начальником архивного отдела проекта ответа заявителю.
3.6.1.Основанием для начала административной процедуры является направление исполнителем проекта ответа заявителю начальнику архивного отдела.
3.6.2.Начальник архивного отдела в течение одного дня рассматривает проект ответа заявителю, подписывает его или возвращает исполнителю на доработку. Доработка проекта ответа осуществляется в течение одного рабочего дня.
3.6.3.Начальник архивного отдела направляет на регистрацию уведомления об отсутствии запрашиваемых документов и/или пересылке обращения в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, осуществляющие хранение запрашиваемых заявителем документов. Подписанные архивные копии, выписки направляет на рассмотрение управляющему делами администрации.
3.6.4.Результатом административной процедуры является направление на регистрацию уведомления об отсутствии запрашиваемых документов и/или пересылке обращения в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, осуществляющие хранение запрашиваемых заявителем документов, а также направление архивных копий, выписок на рассмотрение управляющему делами администрации.
3.7.Рассмотрение управляющим делами администрации муниципального района информационных писем, архивных копий, выписок, уведомлений об отсутствии запрашиваемых сведений.
3.7.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление архивных копий, выписок на рассмотрение управляющему делами администрации.
3.7.2.Рассмотрение информационных писем, архивных копий, выписок, уведомлений об отсутствии запрашиваемых сведений осуществляется управляющим делами администрации в течение двух рабочих дней.
3.7.3.Управляющий делами администрации рассматривает информационные письма, архивные копии, выписки, уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений, подписывает их, заверяет печатью муниципального образования или возвращает на доработку в архивный отдел. Доработка ответа осуществляется в течение одного дня.
3.7.4.Результатом административной процедуры является направление ответа на регистрацию.
3.8.Регистрация и направление ответа заявителю.
3.8.1.Основанием для административной процедуры является поступление специалисту, ответственному за регистрацию обращений, подписанного ответа заявителю.
3.8.2.Специалист регистрирует ответ заявителю в журнале регистрации обращений и направляет его заявителю в течение одного рабочего дня.
3.8.3.Архивные справки, копии передаются заявителю лично или направляется по почте. Информационные письма, уведомления об отсутствии запрашиваемых документов и/или пересылке обращения в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, осуществляющие хранение запрашиваемых заявителем документов, могут направляться также электронной почтой.
3.8.4.Подлинники обращений граждан возвращаются в соответствующие органы при наличии на них штампа "Подлежит возврату" и специальной отметки в сопроводительном письме.
3.8.5.Результатом административной процедуры является регистрация и направление ответа заявителю.
IV.Формы контроля за исполнением настоящего регламента
4.1.Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами архивного отдела положений настоящего Регламента.
4.1.1.Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами архивного отдела положений настоящего Регламента осуществляется начальником архивного отдела.
4.1.2.Текущий контроль осуществляется путем проверок соблюдения и исполнения специалистами архивного отдела положений Регламента, иных нормативных правовых актов.
4.1.3.Глава администрации может формировать комиссию для осуществления контроля за исполнением архивным отделом Регламента.
4.2.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги.
4.2.1.Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги могут быть плановыми (осуществляются комитетом в соответствии с планом проверок, согласованным в установленном порядке с прокуратурой Ставропольского края) и внеплановыми (проводятся комитетом или администрацией по жалобам заявителей на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги).
4.2.2.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются административным регламентом исполнения комитетом государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением на территории Ставропольского края законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Плановые проверки проводятся не чаще чем один раз в три года.
4.2.3.Для проведения плановой и внеплановой проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие комитета. Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.3.Ответственность должностных лиц архивного отдела за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги.
4.3.1.В случае выявления нарушений прав заявителей к виновным должностным лицам архивного отдела осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.4.Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.
4.4.1.Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, их объединений и организаций; рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на жалобы заявителей на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
4.4.2.Архивный отдел ежегодно проводит мониторинг рассмотрения обращений заявителей с привлечением общественности в целях повышения качества и доступности предоставления государственной услуги. Результаты мониторинга размещаются на официальном сайте.
4.4.3.Граждане могут осуществлять контроль за предоставлением государственной услуги путем участия в проводимом архивным отделом мониторинге, ознакомления с документами и материалами, касающимися рассмотрения их обращений, в порядке, предусмотренном п. 2.14.2 настоящего Регламента.
4.4.4.Заявители вправе осуществлять мониторинг хода предоставления услуги с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и государственной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ставропольского края".