Приказ от 31.08.2011 г № 130
Об утверждении рекомендаций по подготовке органами исполнительной власти Ставропольского края перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности
В целях совершенствования методической базы органов исполнительной власти Ставропольского края по работе с архивными документами в ходе внедрения ведомственных систем электронного делопроизводства и документооборота приказываю:
1.Утвердить прилагаемые Рекомендации по подготовке органами исполнительной власти Ставропольского края перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (далее - Рекомендации).
2.Директорам государственных казенных архивных учреждений "Государственный архив Ставропольского края" Марковой Л.В. и "Государственный архив новейшей истории Ставропольского края" Любимовой Н.И. организовать оказание методической и практической помощи органам исполнительной власти Ставропольского края - источникам комплектования архивов по внедрению настоящих Рекомендаций.
3.Контроль за выполнением данного приказа возложить на заместителя председателя комитета Ставропольского края по делам архивов Зайцеву Е.Ю.
Председатель комитета
Е.И.ДОЛГОВА
РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ПОДГОТОВКЕ ОРГАНАМИ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ СТАВРОПОЛЬСКОГО
КРАЯ ПЕРЕЧНЕЙ ДОКУМЕНТОВ, СОЗДАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
КОТОРЫХ ДОЛЖНО ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1.Общие положения
1.1.Рекомендации по подготовке органами исполнительной власти Ставропольского края перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, (далее соответственно - Рекомендации, Перечни ЭД) определяют единые подходы подготовки органами исполнительной власти Ставропольского края указанных перечней.
1.2.Рекомендации разработаны в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";
Закон Ставропольского края от 28.07.2005 N 35-кз "Об архивном деле в Ставропольском крае";
Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20.10.2010 N 1815-р "О государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)";
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";
Приказ Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти";
Приказ Федерального архивного агентства от 29.04.2011 N 32 "Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности".
2.Определение состава документов, включаемых в перечни документов, создание, хранение, использование которых в органах исполнительной власти Ставропольского края осуществляется в форме электронных документов
2.1.Работа по подготовке Перечней ЭД проводится в рамках внедрения систем электронного делопроизводства и документооборота.
Перечни ЭД разрабатываются службами делопроизводства и архивов при участии специалистов структурных подразделений органов исполнительной власти.
2.2.При подготовке Перечней ЭД используются "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее - типовой перечень), и перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, а также номенклатуры дел органов исполнительной власти Ставропольского края.
2.3.Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях.
2.4.В Перечни ЭД рекомендуется включать:
2.4.1.Документы временного срока хранения (проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др.) в соответствии с приложением.
2.4.2.Документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.
2.5.В Перечни ЭД не включаются документы постоянного хранения, за исключением указанных в пункте 2.4.2 настоящих Рекомендаций.
3.Оформление перечней документов, создание, хранение, использование которых в органах исполнительной власти
Ставропольского края осуществляется
в форме электронных документов
3.1.Перечни ЭД содержат графы: "номер по порядку", "вид документа", "срок хранения документа", "примечания" (указываются соответствующие перечни документов, при их отсутствии - нормативные акты, определяющие сроки хранения данных документов) и состоят из разделов (подразделов), аналогичных структуре "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
3.2.Перечни ЭД органов исполнительной власти Ставропольского края утверждаются руководителями органов исполнительной власти после согласования их экспертно-проверочной комиссией комитета Ставропольского края по делам архивов.
3.3.После утверждения Перечней ЭД в номенклатурах дел органов исполнительной власти Ставропольского края в графе "примечания" к соответствующим документам делается отметка "ЭД".
3.4.Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.